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Le suivi des formations

La console des formations dit, pour un projet, qui a été formé à quoi, ce qui reste à reprendre, qui est prêt à exploiter ; elle remonte les lignes difficiles à QaTrax et délivre l’attestation de prise en main.

En service depuis la 0.4.0 : la matrice du projet, prêt à exploiter, le passage d’une version à l’autre, et la direction qui voit tout. Les parties marquées (prévu) arrivent avec les lots suivants (Nouveautés).

À quoi sert la console

Une campagne de prise en main forme des personnes, fiche par fiche, et se lit campagne par campagne. Mais la question qu’on pose avant d’ouvrir l’exploitation est différente : « les agents de guichet sont-ils prêts lundi ? et sinon, qui, sur quoi ? »

La console Formations y répond pour tout le projet, à travers toutes ses campagnes et toutes ses versions. Elle ne demande aucune saisie de plus : tout ce qu’elle montre vient des cases cochées dans les fiches.

Elle ne fait ni note, ni moyenne, ni classement. Elle nomme des lignes : celles qui sont acquises et celles qui restent.

Où la trouver

Le menu Formations, entre « Campagnes » et « Projets ». Il apparaît pour l’administrateur, le responsable du projet, le formateur et la direction (qui voit quoi). Avec un seul projet suivi, il y mène directement ; avec plusieurs, il les liste avec leurs prêts, en cours et pas commencés. L’apprenant, lui, aura sa propre page : Mon parcours (prévu) (le testeur).

Les quatre états d’une ligne

Vide n’est pas « non vu » : vide veut dire qu’on n’y est pas encore arrivé ; « non vu » veut dire qu’on a essayé et que ça n’a pas été fait. La console garde les deux séparés, pour qu’un retard de planning ne se lise pas comme un échec.

Pour chaque ligne, c’est le dernier relevé qui compte. Une ligne « à revoir » le 22/10 puis « acquis » le 29/10 est acquise ; l’historique garde les deux.

Chaque état indique qui l’a coché (le formateur, l’examinateur) et quand.

Prêt à exploiter

Une personne est prête sur un rôle quand toutes les lignes de sa fiche sont acquises sur la version en cours et, si le rôle a un examen final, quand cet examen est réussi.

Il n’y a pas de seuil : 11 lignes acquises sur 12, ce n’est pas prêt. Un seul geste qui manque au guichet suffit à bloquer un usager. La console affiche prêt, ou bien reste N lignes et examen à passer, et elle nomme ce qui reste.

La version en cours est celle de la dernière campagne de prise en main ouverte sur le projet. Le filtre version en haut de la console permet d’en regarder une autre.

D’une version à l’autre

Un acquis reste acquis sur les versions suivantes, sauf si l’intitulé ou la description de la ligne a changé, c’est-à-dire le texte qui sert à former : ce que la personne fait et ce qu’elle doit voir.

Une virgule corrigée ou des espaces en plus ne comptent pas comme un changement. Il faut une vraie modification du texte.

Le geste en film (0.9.0)

Une plateforme peut joindre à chaque ligne de formation un film du geste, tourné automatiquement sur ses données de démonstration. La ligne du feuillet porte alors « ▶ Voir le geste » : la personne voit où cliquer avant de le faire.

• Le film est hébergé par l’instance de la plateforme, pas par ValiTrax ; seules les adresses https:// sont gardées.
• Il ne se charge qu’à l’ouverture du repli.
• Il n’entre pas dans ce qui rend une ligne « modifiée » : une plateforme qui refait ses films ne remet personne à reprendre l’exercice.

L’examen final

(Prévu.) Le calcul de « prêt » sait déjà en tenir compte ; la remise de la fiche d’examen arrive avec le lot F2.

Un rôle peut avoir un examen final. Il en a un quand QaTrax le déclare : c’est une exigence SPEC-EXA-<rôle> dans le plan du projet, à côté de la fiche SPEC-PEM-<rôle> du même rôle (par exemple « 04-G-agent-guichet » : fiche PM-G1…, examen EX-G1…).

• Il se passe seul, sans aide. Un examinateur, de préférence une autre personne que le formateur, coche avec les mêmes colonnes. Toute aide donne « à revoir ».
• Il est réussi quand toutes ses lignes sont acquises.
• Il ne se remet pas avant la fin de la formation : ValiTrax refuse de remettre la fiche d’examen tant que la fiche de formation n’est pas entièrement acquise.
• Un examen échoué se repasse : on remet de nouveau la fiche d’examen. L’échec reste dans l’historique, avec sa date et son examinateur.
• D’une version à l’autre, l’examen suit la même règle que les lignes : il reste réussi tant que ses lignes n’ont pas changé.

Les statistiques

Le lien Statistiques, en tête de la console, ouvre la page des chiffres d’une formation. Elle est faite pour la direction de l’entreprise (rôle observateur), le responsable et le formateur, et elle ne montre aucun nom.

• Les chiffres clés : personnes en formation ; part prête à exploiter ; part des lignes acquises ; délai médian jusqu’à prêt (du premier relevé au dernier acquis) ; personnes actives sur 7 jours et nombre de relevés.
• L’avancement par rôle : une barre par fiche, partagée entre prêtes, en cours et pas commencées, avec la part prête à droite. Une personne qui a deux rôles compte dans chacun.
• L’activité : les relevés consignés chaque semaine, sur douze semaines, puis la courbe des personnes prêtes en cumul.

Chaque graphique se lit aussi sans les couleurs : passez sur une barre ou un point pour sa valeur, ou ouvrez Voir le tableau. L’éditeur a la même page pour toutes les entreprises d’un logiciel (la vue éditeur).

La matrice du projet

Un tableau avec une ligne par personne et une colonne par rôle (la fiche, et l’examen s’il existe) :

                     04-G agent guichet            05-S superviseur        état
  A. Benali          ██████████ 12/12  examen ✔    —                       ✔ prêt
  K. Mansouri        ████████░░ 10/12  2↻          —                       reste 2
  S. Haddad          ██████████ 12/12  examen ✗    ███████░ 7/8  1↻        examen à repasser · reste 1
  R. Touati          ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ 12/12  1Δ          —                       1 ligne modifiée
  L. Kaci            ····       0/12               —                       pas commencé

  ↻ à revoir · · non vu · ░ pas encore vu · Δ ligne modifiée depuis l’acquis

En haut : prêts, en cours et pas commencés. Les filtres version et rôle restreignent le tableau.

Un clic sur une case la déplie : chaque ligne qui n’est pas acquise, avec son état, la date, qui l’a cochée et la remarque ; les acquis reportés d’une version antérieure, avec leur version d’origine ; et, pour une ligne modifiée, l’ancien texte et le nouveau. (Prévu : le parcours complet de la personne, et l’export ⇩ CSV.)

Le parcours d’une personne

(Prévu, lot F2.)

Pour chaque rôle, chaque ligne avec son état et son histoire, par exemple : « à revoir le 22/10 (F. Amrani) : cherche le bouton Valider → acquis le 29/10 (F. Amrani) → reporté sur 0.25.0 ».

Suivent :

• les examens passés : date, examinateur, réussi ou échoué ;
• les séances : ValiTrax les reconstitue à partir des heures des cases cochées. Des relevés à moins de deux heures d’intervalle forment une séance, avec son début, sa fin et les lignes vues. Rien n’est à saisir ;
• les attestations délivrées.

Reprendre ce qui reste

(Prévu, lot F3.) En attendant, la case dépliée de la matrice dit ce qui reste, personne par personne.

La page Plan de reprise liste les lignes à reprendre (à revoir, non vues, pas encore vues, modifiées), groupées par ligne : « PM-G7, à reprendre avec K. Mansouri et S. Haddad ». Imprimez-la avant la séance.

Le bouton Ouvrir une campagne de reprise crée une campagne de prise en main sur la version en cours, avec seulement ces lignes et une fiche par personne concernée. Elle se mène ensuite comme toute campagne.

Les lignes difficiles

En service depuis la 0.6.0. Le réglage du seuil par projet est prévu.

Une ligne est difficile quand une part importante des personnes formées est passée par « à revoir » ou « non vu », même si elles l’ont acquise depuis : 30 % des personnes, avec au moins 3 personnes formées. La carte Lignes difficiles, sous la matrice de la console, les classe de la plus difficile à la moins difficile. Pour chacune :

La carte montre aussi les lignes revues qui restent sous le seuil, sans la mention difficile.

Pour l’éditeur, la même carte existe sur tous les clients d’un logiciel à la fois : voir la vue éditeur.

Une ligne difficile n’est pas la faute des apprenants. Quand huit personnes sur dix ne trouvent pas un bouton, c’est souvent l’écran, le message ou le texte de la fiche qu’il faut revoir. C’est pour cela qu’elles remontent à QaTrax.

Remonter les lignes difficiles à QaTrax

(Prévu, lot F3.)

En attendant que QaTrax ait son point de réception, l’éditeur exporte les lignes difficiles de tous ses clients, en CSV et sans nom, depuis la vue éditeur.

Envoyer les lignes difficiles à QaTrax, sur la console ou sur la campagne, fera partir un retour de formation signé. Une campagne de prise en main le propose aussi à sa clôture. Pour chaque ligne difficile, il contient :

• la ligne, son exigence et son texte ;
• la mesure : personnes formées, part « à revoir » et « non vu », nombre de séances avant l’acquis ;
• les remarques consignées, sans les noms des personnes formées ;
• la version enseignée.

Chez QaTrax, chaque ligne devient une demande d’amélioration de type « retour de formation », jamais un bug : une ligne à revoir n’est pas une panne. L’éditeur choisit alors de retoucher l’écran, de réécrire la fiche, ou d’écarter la demande avec un motif (côté QaTrax).

La boucle se referme seule : si la fiche est réécrite, la ligne change à la version suivante, et la console la remet à revoir, ligne modifiée chez tous ceux qui l’avaient acquise (d’une version à l’autre).

Qui voit quoi

La permission est recette:formation.suivre. Le rôle observateur la reçoit sur tout projet créé depuis la 0.4.0. Sur un projet plus ancien, le responsable l’ajoute une fois : menu Équipe et rôles, modifier sur la ligne observateur, cocher recette:formation.suivre (les permissions actuelles sont déjà cochées), Enregistrer (modifier un rôle). Un rôle existant n’est jamais réécrit tout seul : un responsable qui l’a ajusté retrouverait son ajustement effacé.

Pourquoi la direction voit les noms : il en va de la qualité et de la responsabilité. Pour planifier une reprise, ou pour dire qui a été déclaré prêt, par qui et quand, il faut des noms ; une statistique anonyme n’y suffit pas. En contrepartie :

• chaque état nomme qui l’a coché (pour les relevés consignés depuis la 0.4.0 ; avant, ce nom n’était gardé que dans le journal) ;
• chaque consultation d’un parcours et chaque export seront tracés (qui, quand, quel projet) (prévu, lot F3) ;
• les noms ne sortent pas du projet : ni vers QaTrax, ni sur la page publique de vérification d’une attestation, qui montre seulement ce qui est déjà imprimé sur le document.

L’attestation de prise en main

(Prévu, lot F4.)

Une personne prête sur un rôle peut obtenir une attestation : un document nominatif, daté et signé, qui prouve sa formation à quelqu’un qui n’a pas accès à ValiTrax (employeur, RH, auditeur).

• Qui la demande : la personne, depuis Mon parcours, ou le responsable pour elle, depuis la matrice.
• Quand elle est refusée : tant que la personne n’est pas prête. Le refus dit ce qui manque (« reste PM-G7 et PM-G9 ; examen non passé »).
• Ce qu’elle porte : son numéro (ATT-GUERWAY-2026-0007), la personne, le rôle, la version, les gestes acquis avec leur date et qui les a cochés, l’examen, la date de délivrance, une signature et un QR code de vérification.
• Révoquer : seulement en cas d’erreur avérée, par le responsable, avec un motif. Rien n’est effacé : l’attestation reste enregistrée, marquée révoquée.

Tout le détail, y compris pour qui doit la vérifier, est dans L’attestation de prise en main.

L’export

(Prévu, lot F3.)

⇩ CSV produit une ligne par personne et par ligne de fiche ou d’examen : état, date, qui a coché, remarque, campagne, version, et le report s’il y en a un. L’en-tête porte le projet, la version, la date d’extraction et l’adresse de l’instance. L’export est tracé.